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予約機能の初期設定

更新日:2022年9月13日

KEYVOXサービスで予約を受け付ける場合の初期設定を行います。


 

KEYVOX管理画面にログイン

 

施設の設定や、予約の管理をするKEYVOX管理画面にログインします。





 

予約アプリの売上金の振込先口座登録 (利用者のみ)

 

クレジットカード決済を行う場合、決済金額から決済手数料、サービス費を引いた金額をオーナー様指定の口座に送金します。そのための口座登録を行います。


① ユーザー名をクリック

②「組織」をクリック




「振り込み用口座登録」をクリック

④ 口座情報の入力

「更新」をクリック


 

KEYVOX管理画面 「設定」画面から「場所」を登録

 

施設がある「場所」を作ります。KEYVOX管理画面では、通常「場所」とは施設の事を指します。

①「設定」をクリックします

②「場所」をクリックします

③「場所を追加」をクリックします




登録項目1

施設一覧での「①施設名」と「②写真」の設定・表示場所




登録項目2

施設をクリックした後、「①施設名」と「③概要」の設定・表示場所



「場所」情報の登録方法は下記参照




 

KEYVOX管理画面 「予約」画面から「部屋タイプ」を登録

 

「部屋タイプ」を作成します。「部屋タイプ」とは、部屋の種類を分類したものとなり、この部屋タイプに対しさらに「部屋プラン」を作成します。部屋プランを予約する際に、紐づけされた部屋タイプ以下のドア(部屋)の空き状況を確認し、予約された際には自動的にドア(部屋)に割り当てを行います。 場所 > ドア <---> 部屋タイプ > 部屋プラン 予約されるゲスト様は部屋タイプ毎にグルーピングされた部屋プランを確認し、予約を行います。そのため部屋タイプ名にはゲスト様側で理解しやすい空間の特性や形状などをつけてください。

①「予約」をクリック

②「>」をクリック

③「各種マスタ設定」をクリック

④「部屋タイプ」をクリック




⑤「部屋タイプを追加」をクリック

⑥ 必要情報の入力・設定


項目名

内容

収容人数

部屋タイプが収容可能な人数を設定します。部屋プランにて「利用単位」を共有にした場合、この数値まで同じ時間帯に予約を受け付けます。

アクティブステータス

オフの場合、予約サイト上で予約ができない状態になります。貸し出しをする場合はオンにしてください。

利用可能な設備

選択した設備が予約サイト上で表示されます。

ドア紐付け

紐づけるドアを指定します。ドアは一つの部屋タイプにしか紐づけることができません。

予約時のドア割り当て

1つの部屋タイプにドアが複数ある場合、どのドアから優先的に予約を割り当てるかの条件を指定します。


⑦「保存」をクリック




※部屋タイプ名の表示場所




 

KEYVOX管理画面 「設定」画面から「ドア」を登録

 

作成した場所の下に、「ドア」を作成します。ドアとは、予約サービスにおける"部屋"と同義の要素となります。

①「設定」をクリック

②「ドア」をクリック

③「ドアを追加」をクリック




貸し出しタイプ

予約サイトに掲載するためには「貸出タイプ」=「部屋プランありで貸し出す」を選択します。その際、関連付けをする部屋タイプを選択してください。



「ドア」の登録方法は下記も合わせてご参照ください。




 

KEYVOX管理画面 「予約」画面から「部屋プラン」を登録

 

予約の際に、商品情報となるようその「部屋プラン」を作成します。

①「予約」をクリック

②「>」をクリック

③「各種マスタ設定」をクリック

④「部屋プラン」をクリック




⑤「部屋プランを追加」をクリック

⑥ 必要情報の入力


項目名

内容

部屋プラン名

ゲスト様に表示する部屋プラン名を入力します。

部屋タイプ

この部屋プランを紐づける部屋タイプを登録済みのリストから選択します。

掲載タイプ

一般公開・・・どなたでもアクセス可能です

非公開・・・予約サイトに掲載されません

限定公開・・・設定>場所 にある限定公開用URL経由でしか表示されません。


予約承認

オーナー様が予約の確定に関し、都度承認するかを指定します。特に不要な場合は「自動承認」を選択してください。

予約時の本人確認

予約する際に、本人確認を行うかを指定します。本人確認についてはこちら

不要・・・本人確認を行わず、予約を行うことができます。

不要(メールアドレス必須)・・・本人確認は不要ですが、メールアドレスを必ず入力いただきます。

必要(KEYVOXが確認)・・・本人確認をKEYVOXが代行します。目安は1営業日程度で、現在は無料で試験的に提供を行っています。本人確認が完了するまで、ゲスト様は予約は可能ですが、チェックインができません。

ビジネスタイプ

部屋プランのサービス種別です。予約した際に大きく動作が変わるため、以下の詳細を必ずご確認ください。

ビジネスタイプについて

利用単位

貸し出す空間をお客様に占有していただけるかどうかの設定です。以下の詳細をご確認ください。

利用単位について

貸出可能時間

予約可能な時間帯や曜日を設定します。祝日の設定はできません。

詳細設定>○日先まで予約可能

現時点からどれくらい未来までの予約が可能か、を指定可能です。初期値は90日後までとなります。判定はチェックイン日時で行います。

詳細設定>○前まで予約可能

現時点からどれくらい直近の予約を受け付けられるか、を指定可能です。準備が必要なケースなどは、必要な時間、日数を指定し、直近の予約が入らないようにしてください。

予約可能者を会員に限定する

(高度な設定)

予約されるゲストを管理したい場合に使用します。この設定を有効にした場合、WEB管理画面「BACS」>設定>ユーザー/グループ にユーザーとして登録、かつグループに所属しているBCL IDでしか予約ができません。

支払い方法

お支払方法を選択します。オフライン決済、とは、オーナー様とゲスト様でKEYVOXのサービスを介さずご自身で決済していただく方法の総称となります。

予約の延長を許可する

該当の部屋プランが予約延長可能かどうか、を指定します。他の予約

予約の変更を許可する

該当の部屋プランが予約の変更が可能かどうか、を指定します。以下の詳細をご確認ください。

ゲストへ予約の変更機能を提供したい

貸出期間タイプ

貸し出しする単位を指定します。

最低利用時間

1回の予約で予約可能な最も小さい範囲を指定します。

予約間隔

ビジネスタイプ:レンタルスペースの場合のみ指定可能。

予約と予約の間に、清掃などのための時間を空けるかを指定します。

単価

部屋プランの単価を指定します。貸出期間タイプで指定した貸し出しする単位ごとにこの料金が発生します。

最大料金

ビジネスタイプ:コワーキングまたはドロップインの場合のみ指定可能。

一定時間以上利用した場合は、料金を固定にする(つまり値引きする)設定です。


⑦「保存」をクリック




部屋プラン名の表示場所








 

予約関係のメール設定

 

予約受付時等のメール設定を行うことが可能です。

①「予約」をクリック

②「各種マスタ設定」をクリック

③「メール通知設定」をクリック

④ 各種メールの設定

⑤「更新」をクリック



 

※ 限定公開の予約プランのQRコード(リンク)

 









①「設定」をクリック

②「場所」をクリック

③ 該当場所の「詳細」をクリック

















④ プルダウンより「限定公開」を選択

⑤ 表示されているQRコードとURLを利用者に案内ください



利用者の限定公開の予約プラン確認方法はこちら



 

設定完了

 

予約サイト「BOOKINGX」および予約アプリ「KEYVOX Go」に施設が表示され、予約が可能となっているかを確認してください。





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